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?文件管理控制程序

1  目的
對食品安全管理體系的有關(guān)文件予以控制，確定文件的編制、管理、使用規(guī)則，防止文件丟失、誤用、損壞，確保各相關(guān)場所使用的文件為

有效版本。
2  適用范圍
適用于本公司所有與質(zhì)量管理體系和食品安全體系有關(guān)的文件的控制。
3  職責(zé)
3.1　公司總經(jīng)理負責(zé)批準發(fā)布《食品安全手冊》和《程序文件》。
3.2  食品安全小組組長組織編寫食品安全管理體系文件,《食品安全手冊》和《程序文件》副總經(jīng)理負責(zé)審核，總經(jīng)理負責(zé)批準食品安全體

系文件。
3.3　各部門主管負責(zé)相關(guān)業(yè)務(wù)范圍的文件編制。
3.4  行政部文控負責(zé)文件的編制、發(fā)放、更改和管理；負責(zé)對現(xiàn)有體系文件的定期評審；負責(zé)文件的收集、整理和歸檔工作。
3.5  各部門負責(zé)與本部門相關(guān)文件的編制、使用和管理。
4  工作程序
4.1  文件的分類及編號
4.1.1  文件的分類
a﹚食品安全管理體系文件包括：《食品安全手冊》、《程序文件》；
b﹚工作手冊包括：管理標準（規(guī)章制度）、工作標準（崗位責(zé)任、任職要求、操作流程等）、技術(shù)標準（工作指南、檢驗規(guī)范等）、記錄及

其他文件；
c﹚外來文件包括：國家標準、行業(yè)標準、法律法規(guī)、條例、規(guī)范、上級或主管部門下發(fā)的文件、技術(shù)資料等。
4.1.2  文件的編號
a﹚食品安全手冊
本公司名稱代號—食品安全手冊代號
食品安全手冊編號：JX—FSM
b﹚程序文件
本公司名稱代號—程序文件代號—順序號
例如：JX—FP—01
表示公司編制的順序號為01的程序文件，順序號使用兩位數(shù)字。
c﹚記錄
本公司部門代號—記錄代號—順序號
例如：PS—JL—001
表示公司編制的順序號為001的記錄，順序號使用三位數(shù)字。
d﹚公司制定的其它文件（規(guī)定制度、規(guī)范標準等）
本公司名稱代號—文件類別代號—年號—順序號
其中文件類別代號規(guī)定如下：
文件匯編——HB，計劃報告——BG，規(guī)定制度——ZD，規(guī)范標準——BZ，通知簡報——TB，資料教材——ZL，表格記錄——JL，其它——QT

，外來——WL。
例如：LZ—ZD—01
表示公司制定的規(guī)章制度類的順序號為01的文件。
e﹚各部門制定的文件
本公司名稱代號—部門代號—順序號
其中部門代號(字符用小寫形式)規(guī)定如下：
行政部——XZ，采購部——CG，營運部---YY,業(yè)務(wù)部---YW，財務(wù)部---CW。
例如：JC—CW—01
表示財務(wù)部制定的順序號為01的文件。
g﹚外來文件的編號仍采用原文件編號，若原文件沒有編號，按本文件第4.1.2 d﹚條款規(guī)定給予編號。 
4.1.3  版本號采用A版、B版、C版方式表示，修改依次以00、01、02、03……方式表示。
4.2　文件的發(fā)放
4.2.1　《食品安全手冊》和《程序文件》、食品安全管理體系有關(guān)的文件由文控負責(zé)登記發(fā)放，填寫《文件發(fā)放、回收、銷毀記錄》，各部

門領(lǐng)取標有不同分發(fā)號或編號的文件，填寫《文件發(fā)放、回收、銷毀記錄》，文控負責(zé)文件分發(fā)號的編排。
4.2.2　經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人批準，其它文件由人事文控負責(zé)登記、發(fā)放，填寫《文件發(fā)放、回收、銷毀記錄》，各部門領(lǐng)取文件，填寫《文件

發(fā)放、回收、銷毀記錄》。
4.2.3　應(yīng)確保文件使用的各場所都得到相關(guān)文件的適用版本。文件的回收要填寫《文件發(fā)放、回收、銷毀記錄》。
4.2.4　因破損而重新?lián)Q領(lǐng)的文件，分發(fā)號不變，并收回相應(yīng)舊文件；因丟失而補發(fā)的文件，應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件的分發(fā)

號失效。
4.3   文件的管理
4.3.1  文控負責(zé)建立《文件控制清單》，并負責(zé)文件受控狀態(tài)印章的管理、使用。
4.3.2  各部門建立本部門《文件控制清單》，并設(shè)專人負責(zé)收集、整理、保管各種文件。
4.3.3  每年整理一次《文件控制清單》，必要時應(yīng)重新建立，重建后原《文件控制清單》存檔。
4.4  文件的修改
4.4.1  《食品安全手冊》、《程序文件》由行政部文控、食品安全小組負責(zé)組織修改，填寫《文件更改申請》，經(jīng)管理者代表、食品安全小

組組長審核，公司總經(jīng)理批準后進行更改，行政部文控保留文件更改內(nèi)容的記錄。
4.4.2  其它文件的更改由相關(guān)主管部門填寫《文件更改申請》，經(jīng)原審批部門批準后，相應(yīng)部門對文件進行更改、發(fā)放、處理。
4.4.3  文件的修改有局部修改、換頁或更改版次等方式，修改方式的選擇視具體情況而定。
4.4.4  所有被更改的文件必須由相應(yīng)主管部門填寫《文件更改通知單》。各部門接到《文件更改通知單》后實施更改，并將其記錄在《文件

控制清單》中，將原件交回，登記。
4.4.5  所有被更改的原文件必須由相應(yīng)主管部門收回、登記，以確保有效文件的唯一性。
4.5  文件的受控狀態(tài)